BIOLATINA

DOCUMENTOS DE UN SISTEMA INTERNO DE CONTROL (SIC)

La documentación debe ser tanto para el productor así como para la Asociación, Cooperativa, Empresa o Organización. Cabe recalcar que hay documentos que se repiten tanto para productor como para el operador.

En primer lugar, para un mejor ordenamiento, se recomienda que cada productor, tenga una carpeta o folder identificado con un código y/o su nombre, en el cual se archivará toda su documentación. Dichas carpetas deben ir ordenadas de acuerdo a la zona, comité, sector o caserío al cual pertenezcan los productores. Es importante que la organización, cuente con planos y croquis de ubicación en la zona, y de las parcelas involucradas en cada comité o sector.

DOCUMENTACIÓN PRINCIPAL POR ASOCIACIÓN

  • Lista de productores inscritos al programa de certificación
  • Lista de evaluadores internos o inspectores internos
  • Plan de producción de la unidad productiva (consolidado)
  • Documentos consolidados de cumplimiento normativo de todos los productores

DOCUMENTACIÓN PRINCIPAL POR ASOCIACIÓN y PRODUCTOR

  • Solicitud de ingreso al programa de certificación  
  • Normas internas de producción orgánica
  • Contrato o compromiso entre el productor y la asociación/cooperativa/grupo
  • Reglamento interno de control
  • Ficha de información básica del productor
  • Croquis y descripción de la unidad productiva
  • Plan de anual de conversión o producción
  • Registros: De actividades diarias, ventas y compras
  • Fichas de monitoreo o seguimiento
  • Fichas de inspección interna
  • Kardex de limpieza de almacén y transporte

DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS PRINCIPALES

1. LISTA DE PRODUCTORES INSCRITOS EN EL PROGRAMA DE CERTIFICACIÓN
Este listado es importante para presentarlo al momento de la inspección externa. En esta lista se detalla todos los productores asociados al programa de certificación, en la cual se indica:
- Nombres y apellidos de cada uno, codigo del producto.
- Número total de hectáreas de la unidad productiva, finca.
- Número de hectáreas de cultivo orgánico,
- Estimación  de cosecha para la presente campaña.

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2. LISTA DE EVALUADORES O INSPECTORES INTERNOS
En esta ficha se menciona todos los que van a realizar la inspección interna, estos pueden ser extensionistas, técnicos, promotores o productores líderes, pero previa capacitación en normas de producción orgánica. 
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3. SOLICITUD DE INGRESO AL PROGRAMA DE CERTIFICACIÓN
Esta solicitud es realizada por el productor, para solicitar ingreso al programa de certificación. Esta se presenta con anticipación y adjuntando sus documentos de identidad, así como una copia de su titulo de propiedad.
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4. NORMAS INTERNAS PARA LA PRODUCCIÓN ORGÁNICA
Cada Organización debe elaborar sus propias normas internas para la producción orgánica, las mismas que deben ser conocidas y comprendidas por cada uno de sus socios, quienes a su vez están obligados a cumplirlas.

Estas normas internas, deben estar basadas en las normas válidas de BIO LATINA y en las normas internacionales y/o nacionales vigentes. Dándose libertad de criterios a la Organización, para establecer sus causales y grados de sanción. Estas normas se deben entregar a cada productor, y éste debe de ponerlas en práctica.
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5. CONTRATO O COMPROMISO ENTRE EL PRODUCTOR Y LA ORGANIZACIÓ
El cual debe ser establecido entre la organización y cada uno de los productores miembros. Detallándose los deberes y derechos de cada una de las partes dentro del Programa de Producción Ecológica de la organización. Dicho contrato debe ser reflejo de lo exigido en las normas internas, siendo de renovación anual o indefinida. Hay que mencionar que el contrato es voluntario, y no se debe de obligar al productor, luego se debe procede a firmar ambas partes.
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6. REGLAMENTO INTERNO DE CONTROL
En este documento se detalla los puntos resaltantes a tomar en cuenta en el proceso de certificación orgánica, dicho reglamento se tiene que cumplir en su totalidad.
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7. FICHA DE INFORMACIÓN BÁSICA DE LA UNIDAD PRODUCTIVA
Con la finalidad de conocer el estado inicial de los procesos productivos que desarrolla y antecedentes del manejo que ha realizado en la finca. Esta ficha de información debe ser elaborada al inicio del programa de certificación a cada uno de los productores y actualizarse todos los años o en caso de cambios que modifiquen la unidad, detallándose información sobre:

  • Ubicación de la parcela
  • Cultivos
  • Crianzas
  • Manejo y conservación del suelo
  • Control de plagas
  • Enfermedades y malezas
  • Volúmenes esperados de cosechas
  • Prácticas de beneficio de productos en campo, en la finca
  • Aspectos de vivienda
  • Personal contratado
  • Aspectos contables si se llevarán registros

Para iniciar el proceso de certificación esta ficha es muy importante, y deberá ser renovada cada dos a tres años. El llenado de esta ficha se debe realizar directamente con el responsable de la unidad productiva, que es el productor inscrito el programa de certificación, aquí se debe detallar todo lo que tiene en la unidad, además el encuestador debe realizar un recorrido a la unidad para verificar lo dicho. El productor debe ser sincero, verdadero en lo que declara, ya que este formato será su diagnostico antes de iniciar el proceso de certificación.
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8. CROQUIS Y DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA
Aquí se detalla todo lo que se tiene en la unidad productiva, desde el acceso, vivienda, cultivos, bosque, colindantes, norte magnético y otros.
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9. PLAN DE CONVERSIÓN / PRODUCCIÓN DE LA PARCELA
El cambio de una agricultura tradicional  a una ecológica, es un proceso de varios años, Por esa razón se debe programar una secuencia paulatina por productor, para verificar de año en año, avances significativos en la propuesta agroecológica.

Así, cada año, los asesores técnicos y los responsables de la Organización, deberán elaborar un plan de conversión o de producción anual conjuntamente con cada productor, el cual debe estar basado en las actividades necesarias para cumplir con la certificación.

Es necesario, sin embargo, que dicho plan especifique áreas de terreno y labores concretas a realizar. Por ejemplo si el productor manifiesta que en el transcurso de una inspección a otra, va a sembrar a curvas a nivel, debe indicar cuantas plantas, en que área de terreno y en que sector, detallando de la misma manera las otras actividades a realizarse.

Dicho plan de producción, debe estar acorde con la capacidad del productor, para realizar labores específicas al tema. Se debe de tratar en lo posible de cuantificar todas las actividades a realizar. Este plan tiene que ser renovado cada año o campaña.
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10. REGISTROS
El perfil de un productor orgánico, debe ser empresarial, por eso es necesario que cada productor lleve tres tipos de registros básicos, como mínimo:

  • De las actividades diarias que se realicen en el campo, durante el año o campaña
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  • De las cosechas que obtiene y de las ventas realizadas
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  • De las compras que realiza, principalmente de los insumos que pueda utilizar en sus actividades productivas.
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Estos registros, permitirán a los productores calcular sus costos e ingresos reales, para determinar, al final de cada campaña, sus pérdidas o ganancias por cada cultivo, crianza u otra actividad que realice. Generalmente estos registros se llevan en un cuaderno simple, aunque es preferible que la Organización, elabore un modelo de cuaderno de registros, para dar mayor facilidad y formalidad al sistema. Es importante también que el productor, conserve las boletas, facturas o recibos que obtenga luego de cada transacción comercial.

11. FICHAS DE MONITOREO O SEGUIMIENTO

Las cuales deben ser llenadas por algún miembro del equipo técnico de la Organización, con información sobre las actividades realizadas por cada productor en su fundo, mencionando claramente si cumplió o no, con las actividades programadas en su plan de conversión o de producción anual.

Para el cumplimiento de esta labor, es necesario que se diseñe un sistema interno de asistencia técnica, en el cual se defina claramente las personas que forman parte del equipo técnico, sus funciones y responsabilidades, la frecuencia de visitas a cada productor, el calendario y temario de los eventos de capacitación para los productores, entre otros puntos.
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12. FICHA DE INSPECCIÓN INTERNA
Las fichas de inspección interna, se debe realizar anualmente y para el 100% de los asociados al programa de certificación ecológica. Esta ficha, es una evaluación que se hace para saber si es que los productores cumplen o no con las normas de producción orgánica. Debe ser llenada por el técnico o promotor previa capacitación sobre normalización orgánica.
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13. KARDEX DE LIMPIEZA DE ALMACÉN O TRANSPORTE
En este formato se anotará los productos que utilizan o como realizan la limpieza a los almacenes y transporte, tanto a nivel de sector, como a nivel del productor.
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